Come essere più produttivi utilizzando la Scatola di Eisenhower

Hai mai sentito parlare della Scatola di Eisenhower?

No? Bene, devi sapere che Dwight Eisenhower ha vissuto una delle vite più produttive che si possano immaginare.

34 ° Presidente degli Stati Uniti, con due mandati dal 1953 al 1961, nel corso di quegli otto anni alla Casa Bianca, Eisenhower lanciò i programmi che portarono allo sviluppo dell’Interstate Highway System negli Stati Uniti, del lancio di Internet (DARPA), dell’esplorazione dello spazio (NASA) e dell’uso pacifico di fonti energetiche alternative (Atomic Energy Act).

Prima di diventare presidente, Eisenhower era stato un generale a cinque stelle nell’esercito degli Stati Uniti. Durante la seconda guerra mondiale fu il comandante i capo delle forze alleate in Europa, nonché responsabile della pianificazione e dell’esecuzione delle invasioni in Nord Africa, Francia e Germania.

In altri momenti della sua vita è stato presidente della Columbia University, è diventato il primo comandante supremo della NATO ed ha anche il tempo per praticare diversi hobby, come ad esempio il golf e la pittura ad olio.

Produttività da studiare

Eisenhower aveva l’incredibile capacità di sostenere la sua produttività non solo per settimane o mesi, ma addirittura per decenni.

Alla luce di ciò, non stupisce che i suoi metodi per la gestione del tempo e la sua incredibile produttività siano stati studiati da molte persone nel corso degli anni.

La sua strategia di produttività più famosa è conosciuta come la Scatola di Eisenhower. Si tratta di uno strumento utile per prendere decisioni. Tutti possono utilizzarlo, anche tu.

Come essere più produttivi utilizzando la Scatola di Eisenhower

Il cuore della Scatola di Eisenhower consiste nello stabilire per prima cosa il grado di importanza (o di urgenza) delle varie attività che devi portare a termine.

Le quattro categorie sono:

1. Urgente e importante (compiti da fare immediatamente).

2. Importante, ma non urgente (attività da pianificare per il futuro).

3. Urgente, ma non importante (compiti da delegare a qualcun altro).

4. Né urgente né importante (compiti da eliminare).

Il bello di questa schematizzazione è che si adatta sia per i piani di ampio respiro (“Come dovrei passare il mio tempo ogni settimana?”), sia per quelli di breve o brevissimo periodo (“Cosa dovrei fare oggi?”).

La differenza tra urgente e importante

Le attività urgenti sono le cose a cui devi (o pensi di dover) rispondere subito. Possono essere email, telefonate, notizie.

I compiti importanti, invece, sono tutte quelle cose che contribuiscono alla realizzazione dei nostri obiettivi di lungo termine. Obiettivi di lungo termine che nella stragrande maggioranza dei casi sono ciò a cui teniamo di più.

Imparare a separare le cose urgenti da quelle importanti assume un’importanza enorme. Farlo ogni tanto è abbastanza semplice, farlo in continuazione, giorno dopo giorno, è tutta un’altra storia.

È proprio qui che la Scatola di Eisenhower può esserti di grande aiuto. La Scatola di Eisenhower, infatti, fornisce un quadro chiaro, una schematizzazione sempre pronta all’uso che ti aiuta a prendere le decisioni in modo replicabile. Insomma, ti aiuta a fare in modo che le tue decisioni mantengano sempre una certa coerenza (cosa tutt’altro che facile, in effetti!).

La Scatola di Eisenhower ti aiuta a tagliare i compiti inutili

Il modo più veloce per ottenere qualcosa è eliminare completamente quella cosa.

Ok, frase un tantino contorta. Provo a scriverla con altre parole. Non esiste un modo più rapido per fare qualcosa rispetto al non farlo affatto.

E attenzione, non sto esaltando la pigrizia. Ciò che sto facendo, è provare a darti un consiglio che ti aiuti a prendere decisioni difficili e contestualmente a toglierti dai piedi tutti quei compiti che non sono essenziali (importanti) per portarti a raggiungere i tuoi obiettivi, la tua mission.

Troppo spesso usiamo la produttività, la gestione del tempo e l’ottimizzazione come una scusa per evitare la domanda davvero difficile: “Devo davvero fare questa cosa?”

È molto più facile rimanere occupati e dirti che devi solo essere un un po’ più efficiente o “lavorare un po’ di più”, piuttosto che sopportare il dolore di eliminare un compito che ti fa stare bene (nell’immediato), ma non rappresenta il miglior utilizzo del tuo tempo.

Lo dice anche Tim Ferris…

Come dice Tim Ferriss nel suo bestseller “4 ore alla settimana“, «Essere indaffarati è una forma di pigrizia: pensiero pigro e azione indiscriminata. Essere selettivi – fare meno – è la via per la produttività. Concentratevi sulle poche cose importanti e ignorate il resto. E’ facile rimanere sepolti da un’ondata di dettagli, e la chiave per non essere sopraffatti è ricordare che la mancanza di tempo in realtà non è altro che la mancanza di priorità. La chiave per avere più tempo è fare meno. La semplicità richiede spietatezza. Se foste obbligati a tagliare 4/5 delle attività che assorbono il vostro tempo – email, telefonate, conversazioni, riunioni, clienti, fornitori, prodotti, servizi, ecc – che cosa eliminereste?»

Ritengo la Scatola di Eisenhower molto utile proprio perché mi spinge a chiedermi se un’azione è realmente necessaria, il che significa che sono più propenso a spostare i compiti sul quadrante “Elimina” piuttosto che continuare a portarli acanti senza neanche pensarci.

E diciamocela tutta, se hai eliminato tutte le cose che ti fanno perdere tempo ogni giorno, non hai più bisogno di consigli su come essere più produttivo!

Questa cosa mi avvicina ai miei obiettivi?

Un’ultima nota: può essere difficile eliminare le attività che ti fanno solo sprecare tempo se non sai esattamente a che cosa stai lavorando. Per quanto mi riguarda, ci sono due domande che possono aiutare a chiarire l’intero processo dietro la Scatola Eisenhower.

1. A cosa sto lavorando?

2. Quali sono i valori fondamentali che guidano la mia vita?

Queste sono domande alle quali puoi rispondere soltanto tu, dopo esserti ispezionato ben bene.

Rispondere a queste domande ti aiuta a decidere quali compiti fare e quali attività eliminare, perché avrai sempre ben chiari quali sono i tuoi obiettivi finali, dove vuoi andare.

La Scatola di Eisenhower non sarà una strategia perfetta, tuttavia trovo sia uno strumento utile per prendere decisioni e per aumentare la produttività. Ne sono convinto perché mi aiuta a eliminare tutti quei comportamenti che assorbono energia mentale, mi fanno sprecare un sacco di tempo e, soprattutto, non mi avvicinano ai miei obiettivi.

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